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Trámite General de un Organismo de Tránsito

3.    Pasos previos

3.1    Validación de la identidad del usuario

Para poder acceder al sistema por intermedio del Portal de Trámites, como paso inicial se valida la identidad del usuario y éste podrá realizar transacciones exclusivamente de acuerdo con su perfil de usuario.

3.2    Identificación del servicio.

Una vez el sistema haya validado la identidad del usuario y éste acceda al sistema, debe seleccionar dentro de la funcionalidad el o los servicios que quiere solicitar.
Para acceder a una de estas funcionalidades, el usuario simplemente lleva el cursor hasta el tema que desea utilizar y lo selecciona. Esto le dará inmediatamente la opción de realizar su trabajo.

3.3    Solicitud

El primer paso del proceso general de operación es recibir una solicitud de una persona natural o jurídica.

3.4     Consulta de información

Un segundo paso del proceso es la consulta de información por parte del OT en relación con el trámite que se solicita. Esta información hace relación con la identificación y otros datos del ciudadano, del vehículo o de la empresa.

3.4.1    En relación con el ciudadano, se ingresa la huella dactilar al sistema e inmediatamente este relaciona y valida la información con la identidad de quien solicita el trámite contra la Registraduría Nacional del Estado Civil, DAS o la base de datos del RUNT si ya está inscrito y verifica su inscripción en el sistema. Validada la identidad y la inscripción del ciudadano en el sistema se procede a realizar las validaciones propias del trámite que esté realizando.

3.4.2    En cuanto al vehículo, se ingresa la placa y el sistema relaciona información que tiene que ver con las características del vehículo y que aparecen en registros como el de automotores, de licencias de tránsito, de remolques y semirremolques, de maquinaria agrícola o de construcción autopropulsada; en el de seguros (SOAT) y en el de accidentes de tránsito. Si presta servicios de transporte de carga o de pasajeros se valida información que tiene relacionada con la tarjeta de operación, afiliación a empresa, etc.

3.4.3    Si la identificación que se ingresa es un NIT, se validará la información acerca de la existencia y representación legal de la empresa. Validada la existencia y representación legal de la empresa  en el sistema, se procede a realizar las validaciones propias del trámite que esté realizando.

NOTA IMPORTANTE. Existen dos clases de consultas, una de carácter nacional, que tiene que ver con el sistema RUNT y, otra, que tiene que ver con la normatividad local o municipal, en la cual no interviene el sistema RUNT. Esta última consulta tiene que ver, entre otras y por ejemplo, con el pago de los impuestos del vehículo o el estado de cuenta (paz y salvo) de una empresa. Ambas consultas deben realizarse y arrojar resultado positivo para permitir la radicación del trámite correspondiente.

3.5    Resultado de la consulta

La consulta de información ofrecerá de inmediato un resultado, el cual puede ser positivo o negativo.

3.5.1    Resultado negativo o rechazo de la solicitud de trámite. Cuando la consulta al RUNT retorna un resultado negativo, es decir, rechaza la posibilidad de radicar el trámite solicitado, las causales de rechazo serán entregadas al funcionario del OT para que pueda conocerlas y unirlas al resultado de la revisión de la normatividad local realizada por él y se expida un boletín de devolución consolidado, el cual se entregará al ciudadano a fin de que pueda subsanar las causales de devolución.

Es posible que las validaciones en el sistema RUNT arrojen un resultado positivo mas no así las propias del OT. En tal caso, el OT expedirá el correspondiente boletín de devolución con las causales propias de la normatividad local.

3.5.2    Resultado positivo. Cuando la respuesta sobre el resultado es positiva, tanto en las validaciones RUNT como en OT o se hayan subsanado las causales de rechazo de la solicitud de trámite, se continúa con el siguiente paso.

3.6    Liquidación y pago del trámite

El Organismo de Tránsito, una vez realizada la consulta y verificado que el solicitante puede radicar el trámite solicitado, liquida el valor del trámite el cual debe incluir:

•    Derechos del Organismo de Tránsito
•    Derechos del Ministerio de Transporte
•    Derechos del RUNT

Con esta información, el sistema RUNT genera el Comprobante Único de Pago (CUP), con un código de barras (incluye únicamente los derechos correspondientes al Ministerio de Transporte y al RUNT), número único de comprobante y la fecha máxima de pago a fin de que este sea impreso por parte del OT.

La información del CUP, si así lo desea el OT, puede integrarse a la liquidación que hoy en día realiza el OT e imprimirse en un solo documento, siempre y cuando se mantengan las características anteriormente descritas. El solicitante debe proceder a hacer el pago respectivo en los bancos o entidades autorizadas para ello.

Cuando el pago se realiza en un banco que se encuentra en línea, este informará de inmediato al sistema RUNT la recepción del pago. Si el banco es una entidad que en ciertos lugares no trabaja en línea, esta información tomará más tiempo, al menos dos horas desde el momento en que el pago se realiza y sólo se podrá continuar con el respectivo trámite cuando el sistema RUNT reciba la correspondiente confirmación.

3.7    Registro de datos de solicitud en el RUNT

Una vez el RUNT reciba confirmación de los pagos, el funcionario del OT ingresa al Portal de Trámites del RUNT y registra los datos de la solicitud.

3.8    Validación

La validación hace referencia al cotejamiento de una información presentada  por un solicitante frente a otra información que ya existe en una base de datos. Cuando dicha información es coincidente, se aprueba el trámite correspondiente.

3.8.1    Validación de otros datos. Existen múltiples validaciones que debe hacer el sistema cuando se solicita un trámite, pues debe confrontar los datos que se presentan contra los registros existentes en las bases de datos, sean los propios o aquellos que han sido enviados por Otros Actores –OA.

Una de las características del sistema RUNT es precisamente el que permanentemente estará realizando validaciones para poder proseguir con un trámite. La validación implica, por ejemplo y para el caso de un trámite con un vehículo, cotejar información relacionada con su ficha técnica, registro de importación o del ensamblador, propietarios, homologación, multas y comparendos, SOAT, etc.

De no validarse exitosamente algún dato, el sistema impedirá que se prosiga con la función u operación y podrá rechazar la transacción. Existe, por lo tanto, una de dos respuestas:

3.8.2    Validación exitosa. Cuando la respuesta sobre el resultado es positiva tanto en las validaciones RUNT como en OT y se hayan subsanado las causales de rechazo de la solicitud de trámite, se continúa con el siguiente paso.

3.8.3    Validación NO exitosa. Si la validación NO es exitosa, el sistema inmediatamente reportará las razones por las cuales se rechaza el trámite y esa razón o causal de rechazo se reporta al solicitante y deberá ser subsanada para poder continuar posteriormente con el respectivo trámite. Las causales de rechazo serán entregadas al funcionario del OT para que pueda conocerlas y unirlas al resultado de la revisión de la normatividad local realizada por él y se expida un boletín de devolución consolidado que se entregará al ciudadano a fin de que pueda subsanar las causales de devolución.

3.9    Expedición y autorización

Cuando la validación de la información para el trámite es exitosa en los términos antes descritos, el sistema procederá automáticamente a hacer la asignación aleatoria de un número de Especie Venal (placa, licencia de tránsito, licencia de conducción, entre otros) o de un número de autorización para un certificado, según corresponda.

3.10    Placas

Se genera dentro del rango previamente asignado y dentro de las que el OT ha reportado al RUNT, dando prioridad a las que han sido reportadas al RUNT como fabricadas y ubicadas en una sede específica del OT. Cuando se consume el 80% de total de placas en el rango previamente entregado, se asigna un nuevo rango siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad y se le comunica esta nueva asignación al OT.

3.11    Otras Especies venales

Incluyendo licencias de conducción y licencias de tránsito: El número se asigna consecutivamente a nivel nacional.

3.12    Notificación

Se notifica en línea y en tiempo real al Organismo de Tránsito el número de la especie venal para poder realizar el proceso de impresión de la especie venal o del documento solicitado.


3.13    Impresión

Una vez el sistema haya recibido la autorización, el número asignado y los datos variables de la licencia, el OT procede a ingresar el número de sustrato que hace parte del registro de control y a la impresión de la licencia de conducción o licencia de tránsito en la impresora entregada para el efecto, o del certificado o documento en la impresora propia del OT que éste ha destinado para tal fin.

Entre los datos variables de una licencia de conducción está la fotografía del ciudadano, la cual debe ser capturada por la cámara digital entregada con el kit básico e incorporada al documento.

Es importante indicar que el funcionario, antes de la impresión, podrá consultar en pdf la imagen del documento a imprimir y de esa manera verificar que los datos estén completos y sean los correctos. 

Manejo de la Impresión en un OT con varias estaciones de impresión o con varias sedes operativas.

En una misma sede operativa de un OT, y dependiendo del volumen de transacciones que sean atendidas a diario, éste  puede habilitar varias estaciones de impresión de Licencias de Conducción y de Licencias de Transito, siempre y cuando estos equipos cumplan con las condiciones técnicas y tecnológicas establecidas por el Ministerio de Transporte y la Concesión RUNT S.A.

Para este caso particular de habilitación de varias estaciones de impresión de Licencias de Conducción y/o de Transito, el Sistema RUNT controla, a través de un modulo de impresión, que un funcionario responsable de la impresión en una de las estaciones de impresión seleccione, para ser impresas, una o varias licencias pendientes; estas licencias seleccionadas quedarán marcadas en el sistema, de tal forma que otro funcionario responsable de impresión, en la misma sede, no las pueda seleccionar e imprimir en otra estación de impresión.

Existen también OT que poseen dentro de su jurisdicción o localidad varias sedes operativas, las cuales pueden estar habilitadas para la expedición de Licencias de Transito y/o de Conducción. Estas sedes operativas se consideran, en cierta forma, como autónomas en cuanto a su operación con el RUNT, aunque estén interconectadas entre sí, a través de una red de datos, a una sede principal de ese organismo de transito.

Para este tipo de sedes, el Sistema RUNT reconoce cada sede, a partir del registro realizado por el funcionario con perfil administrador del OT en particular. De esta forma el sistema estará en capacidad de identificar cada sede y habilitar la impresión de estas Especies Venales, única y exclusivamente en la sede donde previamente sea establecido el lugar de impresión.

El funcionario del OT con perfil administrador está en capacidad de asignar, bajo su responsabilidad, un usuario para que registre, consulte información e imprima licencias de Transito y/o de Conducción de varias sedes operativas del mismo OT al tiempo.  

NOTA 1: Cada vez que un funcionario sea trasladado de sede operativa en un mismo OT, el funcionario con perfil de Administrador de ese organismo de transito,  deberá reportar este evento al Sistema RUNT.

NOTA 2: Un funcionario no podrá estar registrado como activo en varios OT a un mismo tiempo.

3.14      Entrega

El último paso del proceso de operación de un OT es la entrega del respectivo documento o especie venal objeto del trámite solicitado.

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