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Trámite general de una Dirección Territorial


a.Trámite General

 Pasos previos

Validación de la identidad del usuario
Para poder acceder al sistema por intermedio del Portal de Trámites, como paso inicial se valida la identidad del usuario y éste podrá realizar transacciones exclusivamente de acuerdo con su perfil de usuario.

 Identificación del servicio.

Una vez el sistema haya validado la identidad del usuario y éste acceda al sistema, debe seleccionar dentro de la funcionalidad el o los servicios que quiere solicitar.

Para acceder a una de estas funcionalidades, el usuario simplemente lleva el cursor hasta el tema que desea utilizar y lo selecciona. Esto le dará inmediatamente la opción de realizar su trabajo.

Solicitud
En el primer paso del proceso general de operación el ciudadano (persona natural o jurídica) entrega al funcionario de la DT los documentos requisito del trámite y se realizan los procesos de verificación y las validaciones documentales y de requisitos básicas a través de los funcionarios autorizados.

 Liquidación y pago del trámite

La Dirección Territorial, una vez realizado el proceso anterior, así como en el caso de requerirlo consulta la base de datos del RUNT, procede a liquidar el valor del trámite el cual debe incluir:

 Derechos del Ministerio de Transporte

 Derechos del RUNT


Con esta información, el sistema RUNT genera el Comprobante Único de Pago (CUP), con un código de barras, número único de comprobante y la fecha máxima de pago a fin de que este sea impreso por parte de la DT. El solicitante debe proceder a hacer el pago respectivo en los bancos o entidades autorizadas para ello. En cualquier caso, los derechos del Ministerio de Transporte y los del RUNT deberán hacerse siempre en un banco autorizado o con convenio.

Cuando el pago se realiza en un banco que se encuentra en línea, este informará de inmediato al sistema RUNT la recepción del pago. Si el banco es una entidad que en ciertos lugares no trabaja en línea, esta información tomará más tiempo, al menos dos horas desde el momento en que el pago se realiza y sólo se podrá continuar con el respectivo trámite cuando el sistema RUNT reciba la correspondiente confirmación.

 Recepción de la documentación y radicación de la solicitud

Cancelados los derechos por parte de la persona natural o jurídica se procede a realizar el proceso de recepción de la documentación por parte del funcionario de la DT y la radicación definitiva de la solicitud, con el cual se genera la consecuente asignación de la misma a un funcionario específico o a una dependencia para su solución.

 Consulta de información

Recibida la solicitud  por parte del funcionario de la DT al cual le fue asignado, este procede a realizar las validaciones documentales y de requisitos definitivas, así como la validación de información o datos relacionados con el trámite que se solicita a través de consulta directa al RUNT en registros como el RNA, RNPNJ y RNET entre otros. Esta información hace relación con la identificación y otros datos de la persona natural o jurídica que lo solicita, del vehículo o de la empresa.

 En relación con la persona representante legal de la empresa

Se ingresa la huella dactilar al sistema e inmediatamente este relaciona y valida la información con la identidad de quien solicita el trámite contra la Registraduría Nacional del Estado Civil, DAS o la base de datos del RUNT si ya está inscrito y verifica su inscripción en el sistema. Validada su identidad y su inscripción en el sistema se procede a realizar las validaciones propias del trámite que esté realizando.

 En cuanto a un vehículo

Se ingresa la placa y el sistema relaciona información que tiene que ver con las características del vehículo y que aparecen en registros como el de automotores, de licencias de tránsito, de remolques y semirremolques, de maquinaria agrícola o de construcción autopropulsada; en el de seguros (SOAT) y en el de accidentes de tránsito. Si presta servicio de transporte de carga o de pasajeros se valida información relacionada con la tarjeta de operación, afiliación a empresa, etc.

 Si la identificación que se ingresa es un NIT

Se validará la información acerca de la existencia y representación legal de la empresa. Validada la existencia y representación legal de la empresa  en el sistema, se procede a realizar las validaciones propias del trámite que esté realizando como son lo que tienen que ver con habilitación de la empresa, capacidad transportadora, radio de acción, etc.

 Resultado de la consulta

La consulta de información ofrecerá de inmediato un resultado, el cual puede ser positivo o negativo.

 Resultado negativo o rechazo de la solicitud de trámite

Cuando la consulta al RUNT retorna un resultado negativo, es decir, rechaza la posibilidad de radicar el trámite solicitado; la DT genera un boletín de devolución, el cual se entregará a la persona que solicita el trámite a fin de que pueda subsanar las causales de devolución.

 Resultado positivo
Cuando la respuesta sobre el resultado es positiva o se hayan subsanado las causales de rechazo de la solicitud de trámite, se continúa con el siguiente paso.

Registro de datos de solicitud en el RUNT

Una vez el RUNT reciba confirmación de los pagos, el funcionario de la DT ingresa al Portal de Trámites del RUNT y registra los datos de la solicitud para que se realice el respectivo proceso de validación por parte del sistema RUNT. En los casos donde no se requiere la autorización directa del RUNT el funcionario de la DT o del MT, después de validar la información y el cumplimiento de requisitos de ley procede a realizar la preparación, elaboración y terminación del acto administrativo o resolución con el cual se da respuesta a la solicitud impetrada por la persona natural y jurídica, registrando posteriormente la información del mismo en la base de datos del RUNT.

 Validación sistema RUNT

La validación hace referencia al cotejamiento de una información presentada  por un solicitante frente a otra información que ya existe en una base de datos. Cuando dicha información es coincidente, se aprueba el trámite correspondiente.

 Validación de otros datos

Existen múltiples validaciones que debe hacer el sistema cuando se solicita un trámite, pues debe confrontar los datos que se presentan contra los registros existentes en las bases de datos, sean los propios o aquellos que han sido enviados por Otros Actores –OA.

Una de las características del sistema RUNT es precisamente el que permanentemente estará realizando validaciones para poder proseguir con un trámite. La validación implica, por ejemplo y para el caso de un trámite con un vehículo, cotejar información relacionada con su ficha técnica, registro de importación o del ensamblador, propietarios, homologación, multas y comparendos, SOAT, etc.

De no validarse exitosamente algún dato, el sistema impedirá que se prosiga con la función u operación y podrá rechazar la transacción. Existe, por lo tanto, una de dos respuestas:

 Validación exitosa

Cuando la respuesta sobre el resultado es positiva, se continúa con el siguiente paso.

 Validación NO exitosa 

Si la validación NO es exitosa, el sistema inmediatamente reportará las razones por las cuales se rechaza el trámite y esa razón o causal de rechazo se reporta al solicitante y deberá ser subsanada para poder continuar posteriormente con el respectivo trámite. Las causales de rechazo serán entregadas al funcionario de la DT para que pueda conocerlas y se expida un boletín de devolución consolidado que se entregará al solicitante a fin de que pueda subsanar las causales de devolución.

Expedición y autorización

Cuando la validación de la información para el trámite es exitosa en los términos antes descritos, el sistema procederá automáticamente a hacer la asignación aleatoria de un número de autorización para un certificado.

Notificación

Se notifica en línea y en tiempo real a la Dirección Territorial el número de la autorización para poder realizar el proceso de impresión del documento solicitado.

Impresión

Una vez el sistema haya recibido la autorización, el número asignado y los datos variables del documento, la Dirección Territorial procede a la impresión del certificado o documento.

Es importante indicar que el funcionario, antes de la impresión, podrá consultar la imagen del documento a imprimir y de esa manera verificar que los datos estén completos y sean los correctos. 

Entrega

El último paso del modelo de operación es la entrega del respectivo documento objeto del trámite solicitado.

 

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